Liderar con la tarea de acomodar el papeleo de su escritorio puede resultar abrumador y tedioso. Así podemos ayudarte en crear y planear un sistema de archivo y acomodo consistente, que optimiza la organización de sus documentos dentro de sus carpetas y archivadores AMPO dentro de un espacio asignado.

Método 1 – ACOMODAR PAPELES

1- Agrupar todos sus papeles

2- Seleccione esos papeles en activo – archivo – reciclaje – basura – triturar.

3- Los papeles activos deben ser categorizados según su acción. Por ejemplo, llamar, escribir, entregar, por pagar, por facturar..

4- La manera de archivar lo vemos a continuación.

5- Puedes reciclar productos de papel derivado del árbol, como el cartón, papel de construcción, periódicos, revistas, volantes y copias.

6- De lo contrario, no se reciclan papeles con capas de plástico entonces descártelas.

7- Triture todo los documentos con su nombre e información personal.

Método 2 – DISEÑAR UN SISTEMA DE ORGANIZACION

Debe ser un sistema lógica, donde cualquier persona puede archivar y encontrar sus documentos de manera rápida y eficiente.

1- Categorizar sus Archivos. ¿Qué tipo de categorías puedes crear para catalogar sus documentos? ¿Cómo encontrarlos?

2- Subcategorice sus Archivos. Si una categoría resulta ser muy general, puedes detallarlo con una subcategoría.

3- Codificar cada Archivo a Color. Para fácil acceso a sus documentos puedes seleccionar una carpeta color para cada categoría o adherir una etiqueta de color en las cejillas de las carpetas manila.

4- Etiquetar sus Archivos. En mantener el orden visual podemos etiquetar con un solo tipo de letra, designando la categoría y subcategoría en la cejilla de la carpeta. Así logramos ver instantáneamente el título que buscamos.

5- Alfabetizar sus Archivos. Ordenar sus archivos facilita la búsqueda rápida de las categorías y subcategorías. También puedes ordenarlo de acuerdo a la fecha o antigüedad de sus documentos.

6- Respaldo Digital. Escanear es tan importante como archivar el documento real. Almacene sus documentos en la nube, Memoria USB y/o Disco Duro Externo. Respalde su respaldo.

Método 3 – CLASIFICAR SUS PAPELES

1- Papelera Por Archivar. Cuando recibes cualquier tipo de papel, puedes colocarla en el cajón por archivar en el momento que estás listo.

2- Establecer una Hora para Archivar. Lo importante es mantenerse consistente en su rutina para evitar un reboso de papeles.

3- Sus documentos de valor deben ser archivados en una caja fuerte o en una caja a prueba de fuego.

4- Fecha de Limpieza. No necesitas guardar toda hoja archivada. Purgar aquellos documentos que no necesitas, librará su espacio para esos papeles que sí ocupas.